سيستم اتوماسيون اداري تحت وب به عنوان سيستم جهاني به شكل ها و جريانات گوناگون در جهت بهبود ارتباطات سازماني اهميت زيادي دارد زيرا اطلاعات براي مديران يك منبع اصلي و با ارزش است. ظهور تكنولوژي و مفاهيم جديد و امكان استفاده از اينترنت در نسل سوم سيستم اتوماسيون اداري موجب طراحي اتوماسيون اداري به بهترين شكل شد تا مديران بتوانند با بالاترين كيفيت از هر نقطه و در هر زمان از اطلاعات سازمان خود مطلع شوند. خودكارسازي اداري (اتوماسيون اداري) در واقع  مجموعه‌اي از روش‌هاي نرم‌افزاري و سخت‌افزاري است كه براي ذخيره و بازيابي و مبادله اسناد و اطلاعات اداري بكار مي‌رود.

اتوماسيون اداري تحت وب

در حال حاضر در سراسر دنيا و حتي ايران به دليل رقابت ها و مزاياي فراوان وب تمام نرم افزارهاي اداري و سازماني به جاي سيستم عامل ، به كاملترين شكل با امكانات منحصر به فرد سيستم اتوماسيون اداري تحت وب مي توانند تمامي فرآيندهاي سازماني را با سرعت بالا انجام و از امنيت بالايي نيز برخوردار باشند.

اتوماسيون اداري تحت وب به طور خودكار با مرورگرها در سطح رابط گرافيكي تعامل مي كند، درست مثل شما، و مي توانيد تقريبا هر كاري كه مي توانيد در يك وب سايت انجام دهيد، مانند كليك روي لينك ها، انتخاب از يك منو يا تايپ كردن يك  متن را انجام دهد. هنگامي كه فرايندهاي خود را ايجاد مي كنيد، سه نوع اقدام وجود دارد:

خودكار سازي مرورگر: شامل باز كردن و بستن مرورگر، مرور در صفحات و استخراج اطلاعات صفحه.
اقدامات تعاملي مهم براي خودكار سازي عناصري كه مبتني بر HTML نيستند، مانند ذخيره يك گفتگو.
اقدامات ورودي شامل حركات موس، كليك، و كپي / چسباندن.

سيستم اتوماسيون اداري تحت وب چيست؟

زماني كه در سازماني از پرسنل تا مديرعامل قبول كنند كه ديگر روش هاي قديمي پاسخگوي نيازهاي امور اداري نيست و براي موفقيت و يكپارچگي اصلاعات بايد از ظرفيت ها و روش هاي جديد مانند اتوماسيون هاي اداري تحت وب استفاده كنند باعث مي شود تا شاهد مديريت و نظم بهتر كارها باشيم .

سازمان ها به راحتي مي توانند شاهد حذف محدوديت هاي سخت افزاري و حذف كاغذ بازي باشند چرا كه در سيستم اتوماسيون اداري تحت وب محدوديت زماني و مكاني وجود ندارد و اين يكي از مهم ترين ويژگي هاي تحت وب بودن اتوماسيون اداري مي باشد و به راحتي مي توان حتي خارج از ساعت كاري به انجام كارها و بررسي آن ها پرداخت.

تحت وب بودن نرم افزار قابليت استفاده از ان در هر زمان و هر مكاني را فراهم مي كند و تنها ابزاري كه نياز است يك مرورگر مي باشد. در زمان استفاده از اين نرم افزار هر مكاني دفتر كار شماست و مي توانيد در هر ساعتي از شبانه روز كارهاي شركت و سازمان خود را انجام دهيد همچنين اين نرم افزار قابليت پشتيباني از تعداد زيادي كاربر و كارمند شما را دارد.

رايانه ها و فناوري به پردازش سريع داده ها، بازيابي اطلاعات آسان تر كمك مي كند و در بعضي موارد - اتوماسيون مي تواند كاركنان فيزيكي را كاهش يا جايگزين كند. وقتي افراد وظايف را با دست انجام مي دهند، زمان زيادي صرف انجام اشتباهات انساني ميشود. هنگامي كه تكنولوژي براي عمليات تكراري استفاده مي شود، اشتباهات كاهش يا حذف مي شود، و زمان لازم براي تكميل كار به ميزان قابل توجهي كاهش مي يابد.

علاوه بر ايجاد سريعتر فرايندها، فناوري همچنين باعث مي شود تا اطلاعات را به روز نگه داريد. به جاي جستجو از طريق يك فايل و تلاش براي حدس زدن اطلاعات ذخيره شده براي به روز رساني آدرس مشتري، چند كليك از ماوس مي توانيد يك فايل مشتري از يك پايگاه داده را بيرون بكشيد. آنچه كه چند دقيقه تا يك ساعت طول مي كشد، مي تواند فورا انجام شود.

هنگامي كه شما مي دانيد كه چه فن آوري مي تواند براي كسب و كار شما مفيد باشد، شانس پياده سازي راه حل هاي تكنولوژيكي كسب و كار كارآمدتر را داريد. 

سيستم هاي مديريت پروژه مبتني بر وب

با توجه به وجود تلفن همراه منطقي نيست كه بسياري از كسب و كارهاي مدرن، فايل ها و تقويم هاي مبتني بر كاغذ را به منظور نگهداري اطلاعات و ليست هاي انجام شده حفظ كنند. صدها سيستم مديريت پروژه مبتني بر وب وجود دارد كه هر لپتاپ، رايانه يا دستگاه تلفن همراه با اتصال به اينترنت قابل دسترسي است.