به عنوان يك مدير IT، وظايف شغلي شما به مراتب از عنوان شغلي شما فراتر خواهد بود. شركت شما مانند هر تجارت ديگري با استفاده از نوآوري هاي موجود در عرصه تكنولوژي به فعاليت هاي خود ادامه مي دهد. زماني كه سيستم هاي شما با مشكلي روبرو شوند، تجارت شما از كار باز مي ايستد.
بنابراين شما به عنوان يك متخصص در زمينه تكنولوژي، تنها مسئول مديريت تيم ها را برعهده نخواهيد داشت. بلكه شما بايد تمام سيستم هاي فعال در سيستم اتوماسيون اداري را زير نظر داشته باشيد و از عملكرد صحيح آن ها اطمينان حاصل كنيد.
در حقيقت مسئوليت بزرگي بر دوش شما نهاده شده است اما خوشبختانه انجام اين مسئوليت با استفاده از ابزار ها و سيستم هاي خودكار به مراتب ساده تر شده است.
در ادامه به ۱۰ سيستم براي اتوماسيون اداري كه ابزار هاي لازم را در اختيار مديران IT قرار داده اند اشاره خواهيم كرد. اين مديران با استفاده از برنامه ها بسيار ساده تر از گذشته تيم ها را مديريت كرده و تجارت را به خوبي به جلو مي رانند. به اين ترتيب بازده شركت به شدت افزايش مي يابد.
۱۰ تا از بهترين ابزار هاي اتوماسيون اداري
اين ابزار ها، شامل سيستم ها و نرم افزار هايي هستند كه وظايف محول شده به يكايك كاركنان مجموعه را تحت تاثير قرار مي دهند. تاثيرات فوق محدود به يك سازمان يا مجموعه نمي شود. بلكه استفاده از اين نرم افزارها بسيار فراتر از اين رفته و براي افزايش بازدهي و حل مشكلات رايج در سازمان به كار برده مي‌شود. از اين گذشته، تعيين وظايف روزمره مانند بازيابي كلمات عبور، استخدام نيروهاي جديد مديريت سيستم ها و دستگاه ها و رزرو اتاق كنفرانس توسط سيستم هاي اتوماسيون اداري به انجام مي رسد.
در فهرست هايي كه توسط مديران آي تي برتر در مشاغل و تجارت هاي بزرگ جهان تدوين و تهيه شده است ابزارهاي زير بالاترين رتبه را به خود اختصاص دادند.
1.Password
سيستم اتوماسيون اداري با به كار گيري اين برنامه مديريتي روند انجام كارها را براي كاربران حاضر در ادارات به مراتب ساده تر كرده است. استفاده از اين نرم افزار ها در سيستم اتوماسيون اداري، فضاي مطلوبي را براي ذخيره سازي اطلاعات و ورود اطلاعات در ابزارهاي جستجو به خوبي تامين كرده است. به اين ترتيب ديگر نيازي به استفاده از برچسب هاي متعدد براي به خاطر سپردن رمزهاي عبور وجود ندارد. چرا كه كاركنان در شركت شما مي توانند با استفاده از اين برنامه اطلاعات مربوط به كلمات عبور را به خوبي ذخيره كنيد. بنابراين رمزهاي عبور تقويت شده و تنها نياز به خاطر سپردن يك رمز عبور وجود خواهد داشت.
علاوه بر اين، اين برنامه امنيت تجارت شما را به مراتب افزايش خواهد داد. سيستم در صورت مشاهده رمز عبور ناكارآمد، كاركنان شركت را مطلع مي‌كند. كاركنان قادر خواهند بود كه رمز عبور مناسب و ايمني را براي ورود به برنامه هاي متفاوت برگزيند از اين گذشته اين برنامه امكان ورود دو مرحله اي به سايت ها و نرم افزارهاي متفاوت را ممكن ساخته است علاوه بر اين شما مي توانيد با ايجاد كلمات كليدي دو مرحله اي امنيت استفاده از نرم افزار ها را به مراتب براي كاركنان تجارت ها ممكن مي كند. از اين رو ميزان ايمني شركت شما به مراتب افزايش پيدا خواهد كرد.
اين برنامه نياز به بازيابي كلمات عبور و به كلي از ميان برداشته است. از آنجا كه كاركنان براي استفاده از برنامه هاي متفاوت تنها نياز به خاطر سپردن يك كلمه عبور دارند احتمال فراموش كردن يا از دست دادن رمز عبور از بين مي رود. بازيابي رمز هاي فراموش شده در اين نرم افزار نيز به خوبي ممكن شده است.
2.BetterCloud
مطالعات انجام شده در حوزه كيفيت استفاده از برنامه‌هاي مورد استفاده در اتوماسيون اداري مشخص كرده است كه اين سيستم ها با ايجاد رابط كاربري ساده مديريت وظايف و كاركنان حاضر در شركت ها را به كلي متحول ساختند.
نرم افزار better Cloud يكي از نرم افزار هاي به كار برده شده در سيستم اتوماسيون اداري است امنيت در مورد نياز داريد شركت ها و تجارت هاي بزرگ را تامين مي كند. تمام اطلاعات مربوط به مبادلات بانكي اطلاعات كارت هاي اعتباري اپليكيشن هاي مورد استفاده در سازمان در اين نرم افزار به خوبي نگهداري مي شود.
اين نرم افزار به شما اين امكان را مي دهد كه وظايف محول شده به هر يك از كاركنان را زير نظر داشته باشيد. به اين ترتيب مي‌توانيد با توجه به توانايي‌ها و تخصص‌ها هر يك از كاركنان وظايف متناسب آنها را در نظر بگيرد. اين بدان معناست كه نيروي انساني منابع مالي در تجارت ها به درستي و در جهت ارتقاء بازدهي شركت به كار گرفته مي‌شود.
3.Spoke
اين نرم افزار يكي از جديدترين و بزرگترين نرم افزار هاي حال حاضر در زمينه اتوماسيون اداري به شمار مي‌رود. شما با استفاده از اين نرم افزار در طول زمان شاهد افزايش كارايي و بازدهي نرم افزار خواهد بود. چرا كه اين نرم افزار مي تواند با توجه به اطلاعات ورودي شما و وظايفي كه بر عهده گرفته است، ارتقا پيدا كند. نكته حائز اهميت درباره آن اين است كه نرم افزار توسط شما آموزش مي بينند. به اين ترتيب در صورتي كه كاركنان با سوال مواجه شوند نياز به مراجعه به مدير آي تي نخواهيد داشت. نرم افزار، تمام اطلاعات مربوط به حوزه مديريتي را در خود گنجانده و پاسخ هاي مورد نياز را براي كاركنان فراهم خواهد كرد.